Бот для записи клиентов показывает свободные дни и часы кнопками, сразу закрепляет выбранное время и напоминает о визите. Чтобы он работал без администратора, заранее задайте услуги с длительностью, часы приёма и правила отмены. Написать первым бот не может, поэтому напомнить он сможет только тому, кто сам открыл бота и записался. Ниже разберём, что продумать до запуска, как устроить сценарий и что делать с неявками.
Что такое бот для записи клиентов
Это бот в Telegram, где клиент сам выбирает услугу, день и свободное время, получает подтверждение, а перед визитом напоминание. Такой бот для записи на услуги подходит мастеру, салону, репетитору, консультанту, небольшой студии или клинике.
От бота для заявок он отличается результатом. Заявку разбирает человек: перезванивает, уточняет и только потом назначает время. Запись закрепляет время сразу, без звонка. Если вам нужна именно анкета с телефоном и вопросом клиента, посмотрите статью про бота для заявок.
В Telegram для бизнеса есть часы работы, приветствие и ссылки на чат, но выбора свободного времени там нет. Его делает отдельный бот.
Что продумать до запуска: услуги, длительность и расписание
Бот работает без администратора только тогда, когда все решения приняты заранее. Пройдите по списку:
- Услуги и длительность. У каждой услуги своё время и запас после неё на уборку, подготовку или дорогу.
- Часы приёма. Рабочие дни, перерывы, выходные и отпуск конкретными датами.
- Шаг сетки. С каким интервалом предлагать начало. Часовая услуга с шагом 30 минут даёт начала в 11:00, 11:30, 12:00.
- Границы записи. За сколько до начала закрывать запись и на сколько дней вперёд её открывать.
- Несколько специалистов. У каждого своё расписание, иначе запись к одному займёт время другого.
- Часовой пояс. Решите, по какому времени работает расписание, и указывайте его в сообщениях, если клиенты из разных городов.
- Правила отмены. За сколько часов можно отменить без последствий и когда нужна предоплата.
Это решения вашего бизнеса, а не настройки конкретного сервиса. Их стоит записать до того, как вы откроете конструктор.
Сценарий записи по шагам
Обычный порядок такой: услуга, специалист (если их несколько), день, время, имя и телефон, подтверждение.
Ведите клиента только кнопками. Дату, написанную словами, например «в четверг после обеда», бот с расписанием не сверит. Показывайте только свободное время. Занятое можно убрать совсем или показать неактивной кнопкой, а кнопку «Подтвердить» выделить цветом: такие кнопки Telegram добавил в 2026 году.
Выбор дня и часа удобно вести в одном сообщении, у которого меняются кнопки. Документация Telegram сама советует так делать: это быстрее и аккуратнее, чем каждый раз присылать новое сообщение.
Бывает, что двое выбирают одно и то же время. Запись должна достаться тому, кто нажал первым, а второму бот сразу пишет, что время заняли, и предлагает другое.
В подтверждении напишите услугу, дату, время, адрес или ссылку на встречу и как отменить запись. Дату можно оформить специальным форматом Telegram: клиент увидит её в своём часовом поясе и одним нажатием добавит визит в календарь телефона. Для онлайн-консультаций и занятий с учениками из других городов это особенно полезно.
Телефон клиент может отправить одной кнопкой, без ввода цифр. Как это устроено, разобрано в статье про бота для заявок.
Какие данные спрашивать у клиента
Для записи хватает имени, телефона и выбранной услуги. Лишнего не спрашивайте. Правила Telegram для ботов требуют удалять данные, которые больше не нужны, и удалять их по просьбе человека.
Если вы записываете к врачу или психологу, жалобы и симптомы в боте не собирайте: для записи они не нужны, а обсудить их лучше на приёме.
У бота должна быть политика конфиденциальности, понятная клиенту. Если стандартной политики Telegram недостаточно, свою подключают в @BotFather.
Напоминание перед визитом: кому бот может написать
Бот для записи клиентов пишет только тем, кто сам открыл его и нажал «Запустить». Если клиент записался по телефону, отправьте ему ссылку на бота. Пока он её не откроет, напоминания не будет.
Напоминание в нужный час отправляет сервис, который хранит запись. У Telegram нет отложенной отправки для ботов, а переписку бота он хранить не обещает. Поэтому список записей должен лежать в сервисе, а не в чате.
Ещё несколько ограничений:
- если клиент остановил бота, Telegram сообщит об этом боту, но рассчитывать на напоминание уже нельзя, так что предупредите клиента сами;
- бот, подключённый к личному профилю мастера, отвечает только в чатах, где клиент писал за последние 24 часа, а для напоминаний через несколько дней нужен отдельный бот;
- если запись идёт в мини-приложении, открытом по прямой ссылке, попросите клиента разрешить боту писать.
Если клиенты приходят из вашего канала по заявкам, бот может пригласить человека записаться в первые 5 минут после заявки. Подробнее в статье про автоприём заявок.
Общей нормы, за сколько напоминать, нет. Выберите срок, за который клиент успеет перенести визит, а вы отдать окно другому. Одно напоминание лучше нескольких: правила Telegram запрещают навязчивые сообщения.
Неявки, отмена и перенос
Напоминание полезнее, когда на него можно ответить. Попросите клиента подтвердить визит или написать, если планы изменились. Чем раньше вы узнаете об отмене, тем больше шансов отдать время другому.
Правила отмены и предоплаты показывайте до подтверждения записи, а не после. Человек, который заранее знает условия, реже пропадает молча.
Тем, кто не пришёл несколько раз, предлагайте запись только с предоплатой. Если запись отменяете вы сами, напишите клиенту и предложите другое время: молча снятая запись выглядит хуже, чем перенос.
В интернете много цифр о том, на сколько процентов напоминания снижают неявки. Методики за ними обычно нет, поэтому считайте свои: сколько записей было за месяц и сколько человек не пришли.
Кнопки в чате или мини-приложение, и предоплата
Кнопки в чате проще и работают у всех. Мини-приложение показывает полноценный календарь: Telegram сам приводит календарь для выбора дат как пример такого приложения. Открывается оно кнопкой в чате или из меню бота. Но его нужно разрабатывать отдельно, а для большинства мастеров кнопок хватает.
Предоплату бот принимает через стороннего платёжного провайдера. Telegram платежи не обрабатывает, данные заказов не хранит и комиссию не берёт, а у провайдера она обычно своя. Рубли среди поддерживаемых валют есть. Споры по оплате решаются между клиентом, владельцем бота и провайдером.
Цифровые товары и услуги по правилам Telegram оплачиваются только звёздами. Очный визит к ним не относится. Если ваша услуга онлайн, уточните условия у провайдера и в правилах Telegram.
Как собрать бота для записи в Конструкторе ботов SocialTraff
В Конструкторе ботов бот собирается за четыре шага:
- Создайте бота у @BotFather и вставьте его токен. Бот остаётся вашим.
- Выберите заготовку. Среди готовых сценариев есть запись на услугу.
- Замените тексты на свои, добавьте шаги и паузы. Программировать не нужно.
- Назначьте сценарий боту, напишите ему /start и посмотрите ответ своими глазами.
В записи человек сам выбирает день и свободное время, а бот напоминает ему перед визитом. Если клиент спросил что-то, чего нет в сценарии, вы отвечаете ему сами во вкладке «Входящие» и возвращаете в сценарий кнопкой «Вернуть боту».
Ответы человека и переписка хранятся в одной карточке. Сообщения уходят от имени вашего бота, подписчики и переписка принадлежат вам, а на платном тарифе список выгружается в CSV. Начать можно бесплатно и без карты.
Вход через Telegram, аккаунт общий с Аналитикой рекламы: как это устроено, описано в документации. Если ведёте клиентов в бота рекламой, дайте каждой кампании свою метку в ссылке, как в статье про рекламу через Яндекс Директ. Оба продукта показаны на главной SocialTraff.
Частые вопросы
Может ли бот написать клиенту, который записался по телефону?
Нет, пока клиент сам не откроет бота: Telegram не даёт ботам начинать переписку. Отправьте клиенту ссылку на бота вместе с подтверждением записи.
За сколько напоминать о визите?
Общей нормы нет. Выберите срок, за который клиент успеет перенести визит, а вы отдать окно другому. В тексте напоминания попросите клиента написать, если он не сможет прийти.
Что будет, если клиент остановил бота?
Telegram сообщит боту, что его остановили. Рассчитывать на напоминание в этом случае нельзя, поэтому предупредите клиента сами, например звонком.
Можно ли взять предоплату в боте?
Да, через стороннего платёжного провайдера: Telegram сам платежи не обрабатывает. Звёзды Telegram подходят только для цифровых товаров и услуг.
